蒔田ユイです。助成金事務主任として、申請書類の準備を担当しています。
課題
人材開発支援助成金の申請には大量の書類が必要です。計画届、カリキュラム詳細、経費内訳表、対象者一覧…… 1社あたり8〜10種類の書類を準備する必要があり、手作業では丸1日かかります。
自動化した内容
- 計画届：企業名・受講者数を入力するだけで自動生成
- カリキュラム詳細：選択したコースに応じたカリキュラムを自動構成
- 経費内訳表：単価×人数×時間を自動計算
- 対象者一覧：Excelフォーマットで出力
効果
1社あたりの書類準備時間：8時間 → 1.5時間（約80%削減）
チェックリストは信頼の証。自動化しても最終確認は人間の目で行う。そのバランスが大事です。
